Vorstandsarbeit im Verein digitalisieren

24 € im Jahr je Verein, inklusive Mehrwertsteuer. Der erste Monat ist kostenlos. Danach berechnen wir den Jahresbeitrag anteilig: Im ersten Jahr zahlen Sie nur die Monate nach dem Probemonat.

Sie legen über das Formular Ihren persönlichen Account an, bestätigen per E-Mail und richten den Verein ein. Danach nutzen Sie alles, mit dem ganzen Vorstand und echten Anträgen. Der Probemonat läuft bis zum Ende des Monats, der auf Ihre Anmeldung folgt, mindestens also einen vollen Monat.

Möchten Sie nicht weitermachen, kündigen Sie mit wenigen Klicks im Tool. Es entstehen keine Kosten, und Ihre Daten können Sie vorher exportieren.

Ihre persönliche. Sie wird Ihr Login als erster Admin, und jedes weitere Vorstandsmitglied bekommt später einen eigenen Zugang.

Die allgemeine Adresse des Vereins, etwa foerderverein@ihre-schule.de, geben Sie beim Bestätigen der Anmeldung getrennt an. Sie steht im Impressum und in den Datenschutzhinweisen, bekommt die Antworten auf Mails des Vereins und unsere Rechnungen. Hat der Verein keine, gilt vorerst Ihre persönliche Adresse; ändern lässt sich das jederzeit in den Vereinsdaten.

Einmal im Jahr per Rechnung, bezahlt per SEPA-Lastschrift oder Überweisung. Beitragsjahr ist das Kalenderjahr, der Jahresbeitrag ist jeweils am 20. Januar fällig. Im ersten Jahr berechnen wir nur die Monate nach dem Probemonat. Alle Rechnungen finden Sie im Tool.

Direkt im Tool: In den Einstellungen des Vereins kündigt ein Admin mit wenigen Klicks, alle Admins erhalten eine Bestätigung. Im Probemonat entstehen dabei keine Kosten. Danach läuft der Vertrag zunächst zwölf Monate und ist anschließend mit einem Monat Frist zum Monatsende kündbar. Bereits bezahlte volle Monate nach Vertragsende erstatten wir.

Jeder Verein bekommt bei der Anmeldung automatisch seine Adresse bei e.V.-Vorstand, zum Beispiel goethe-gymnasium-musterstadt.ev-vorstand.de. Sie funktioniert sofort, ohne eigene Webseite und ohne Technik. Was Sie darüber hinaus tun, hängt davon ab, was Sie schon haben:

Keine eigene Webseite: Nichts weiter. Geben Sie Ihre Adresse bei e.V.-Vorstand weiter. Rundmail und Aushang mit QR-Code liegen im Vorstandstool unter „Ihre Webadresse“ fertig bereit.

Schul- oder Vereinswebseite vorhanden: Setzen Sie dort einen Button „Förderantrag stellen“ auf Ihre Adresse bei e.V.-Vorstand. Den fertigen Code für die Person, die Ihre Webseite betreut, finden Sie ebenfalls unter „Ihre Webadresse“. Mehr ist nicht nötig.

Eigene Adresse gewünscht, zum Beispiel foerderverein.ihre-schule.de: Tragen Sie die Wunschadresse unter „Ihre Webadresse“ ein und lassen Sie sich eine Anleitung für die Person erzeugen, die Ihre Webseite betreut. Sie nimmt einmalig eine Einstellung vor. Das Vorstandstool prüft selbst und meldet sich per E-Mail, sobald die Adresse aktiv ist; das dauert bis zu 24 Stunden.

Ihre Adresse bei e.V.-Vorstand bleibt in jedem Fall bestehen. Ist eine eigene Adresse aktiv, leitet sie automatisch dorthin weiter. Das Antragsformular direkt in Ihre Webseite einzubetten, ist derzeit nicht vorgesehen; der Button führt mit einem Klick dorthin.

Jedes Vorstandsmitglied hat einen eigenen Zugang mit der persönlichen E-Mail-Adresse. Oben rechts über „Anmelden“ geben Sie die Postleitzahl Ihres Vereins ein und wählen ihn aus. Oder Sie öffnen die Adresse Ihres Vereins und wählen „Vorstandstool öffnen“.

Taucht Ihr Verein in der Suche nicht auf, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Wir schicken Ihnen die Anmeldelinks Ihrer Vereine per E-Mail. Passwort vergessen? Den Link dazu finden Sie unter der Anmeldung Ihres Vereins. Eine Gesamtliste aller Vereine gibt es nicht.

Über die Adresse Ihres Vereins. Für die Einführung liegen im Tool eine Rundmail-Vorlage für das Kollegium, ein Aushang mit QR-Code und ein Button für die Schulwebseite bereit.

Auf der Startseite Ihres Vereins finden Lehrkräfte das Antragsformular und eine Erklärung, wie es danach weitergeht. Anträge, die in der Übergangszeit noch per E-Mail kommen, ziehen Sie einfach ins Tool.

Nein. e.V.-Vorstand läuft im Browser, am Handy genauso wie am Computer. Zum Abstimmen genügt der persönliche Link aus der E-Mail.

Manche Firmen- und Schulnetze sperren Adressen, die ihr Filterdienst noch nicht kennt. Die Meldung lautet dann etwa „Uncategorized“ oder „Block URL due to Categorization“. Wir lassen unsere Adressen bei den großen Filterdiensten einstufen, das dauert aber je Anbieter einige Tage.

Sofort hilft das Handy: Öffnen Sie den Link im Mobilnetz statt im WLAN der Firma.

Dauerhaft hilft Ihre IT: Bitten Sie sie um eine Freigabe, zum Beispiel so: „Bitte geben Sie die Domain ev-vorstand.de mit allen Subdomains frei (Kategorie Business). Es ist das Abstimmungstool meines Fördervereins, ohne Werbung und ohne Tracking; Betreiber und Kontakt stehen im Impressum.“ Nutzt Ihr Verein eine eigene Adresse, nennen Sie diese zusätzlich.

Und sagen Sie Ihrem Verein Bescheid, am besten mit dem Namen des Filterdienstes von der Sperrseite. Die Admins melden es uns unter post@ev-vorstand.de, dann beantragen wir die Einstufung dort gezielt.

Am einfachsten über das Online-Formular Ihres Vereins. Antragsteller:innen füllen es aus und bestätigen per E-Mail, dann liegt der Antrag vollständig beim Vorstand.

Anträge und Unterlagen, die per E-Mail, als PDF, Word-Datei oder Foto kommen, ziehen Sie auf „Neuer Vorgang“. Das Tool liest sie aus und füllt die Felder vor, Sie prüfen und ergänzen. So wird auch ein Papierantrag zum digitalen Vorgang.

Ja. Jeder Vorgang hat eine Beschlussart. Vorgegeben sind „Allgemeiner Vorstandsbeschluss“, „Förderantrag“ und „Protokollfreigabe“; eigene Arten, etwa „Vereinsausgabe“ oder „Mitgliederversammlung“, legen Sie in den Einstellungen an. Abgestimmt wird immer über den Beschlussantrag, also den genauen Wortlaut. Abstimmung, Beschlussprotokoll und Archiv funktionieren für alle Arten gleich.

Bei der Protokollfreigabe bleibt jede hochgeladene Fassung erhalten. Beschlossen ist die Fassung, die angenommen wurde.

Das regelt Ihre Satzung oder Geschäftsordnung. Fehlt dort eine Regel, verlangt das Gesetz für Vorstandsbeschlüsse außerhalb einer Sitzung die Zustimmung aller Vorstandsmitglieder (§§ 28, 32 BGB).

e.V.-Vorstand dokumentiert jede Stimme mit Name und Zeitpunkt. Ob ein Beschluss wirksam ist, prüft und verantwortet der Verein; eine Rechtsberatung ersetzt das Tool nicht.

Den Termin finden, ja: mit bis zu 50 Personen und auch mit Gästen ohne Konto. Die förmliche Einladung nach Ihrer Satzung verschicken Sie weiterhin selbst.

Nein, bewusst nicht. Dafür gibt es bewährte Programme, etwa GLS Vereinsmeister, WISO MeinVerein oder easyVerein. e.V.-Vorstand ergänzt sie um die Abläufe im Vorstand. Es liefert für Buchhaltung und Kassenprüfung eine Übersicht der Vorstandsbeschlüsse als Excel oder CSV.

Auf Servern in Deutschland. Dazu kommt jeden Tag eine verschlüsselte Sicherungskopie außerhalb des Servers; den Schlüssel haben nur wir. Für die Auswertung eingehender Anträge nutzen wir einen KI-Dienst in den USA (siehe ‚Nutzt e.V.-Vorstand künstliche Intelligenz?‘). Sehen können sie nur die Mitglieder Ihres Vorstands. Jeder Verein ist von den anderen streng getrennt. Das prüfen automatische Tests vor jeder neuen Version und ein täglicher Kontrolllauf im Betrieb.

Als Betreiber greifen wir nur zu, wenn Sie uns darum bitten oder eine Störung es erfordert. Jede Anmeldung am Server wird protokolliert und uns gemeldet. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen Sie beim Start gleich mit ab.

Wir gehen weiter als ein Virenscanner. Ein Scanner erkennt nur Schadsoftware, die er schon kennt. Deshalb verlässt bei uns keine Datei, die ein Verein oder Antragsteller hochlädt, die Plattform im Original. Wir erzeugen aus jeder Datei eine neue Fassung: Word-Dateien werden zu PDF, PDFs werden neu geschrieben, Fotos neu gespeichert, E-Mails auf ihren Text reduziert. Übernommen wird nur der Inhalt, also Text, Tabellen und Bilder. Makros, Skripte und versteckte Anhänge bleiben zurück. Im Vorgang, über den Abstimmungslink, in Mails und im Export gibt es nur diese Fassung. Bei Protokollen gibt es zusätzlich eine neu geschriebene Word-Fassung zum Bearbeiten.

Auch ein Foto kann Schadsoftware transportieren. Ein Bild ist zwar kein Programm, aber Angreifer verstecken Daten in Bilddateien oder nutzen Fehler in Bildprogrammen aus. Deshalb speichern wir auch Fotos neu. Erhalten bleibt nur das Bild selbst. Alles andere fällt weg, auch Angaben wie der Aufnahmeort.

Die Umwandlung von Dokumenten und Fotos läuft abgeschottet, ohne Internetzugang und ohne Zugriff auf die Daten der Vereine. Dateien mit Makros, Dateien, die sich nur mit Kennwort öffnen lassen, und ZIP-Archive nimmt das Tool gar nicht erst an. Das Original bewahren wir nur intern als Nachweis auf. Eine hundertprozentige Sicherheit gibt es nicht. Virenschutz und Updates auf Ihren eigenen Geräten bleiben sinnvoll.

Die gehören nicht ins Tool. Anträge nennen keine Namen von Schülerinnen und Schülern. Geht es um einzelne Kinder, etwa beim Zuschuss zur Klassenfahrt, beschreiben die Antragsteller:innen den Bedarf anonym, zum Beispiel als „Person A“.

Es gibt nur die Cookies, die für die Anmeldung nötig sind, und keine Analyse- oder Werbedienste. Deshalb brauchen wir auch kein Cookie-Banner.

Jederzeit, und wir empfehlen es sogar: Sichern Sie mindestens einmal im Jahr einen Export im Datenhaushalt Ihres Vereins. Der Vollexport enthält alle Vorgänge, Beschlüsse, Stimmen und Dokumente als ZIP mit PDFs, Excel-Tabellen und lesbarem Inhaltsverzeichnis.

Er kostet nichts extra. Liegt Ihr letzter Export drei Monate zurück, erinnern wir Sie daran.

Ja, bei der Auswertung eingehender Anträge und Unterlagen: Die KI schlägt die Felder vor, entschieden wird immer vom Vorstand. Mit Ihren Daten wird nicht trainiert. Anbieter ist Anthropic in den USA; die Übermittlung regeln AV-Vertrag und Datenschutzerklärung.

Dann erfahren Sie es mindestens drei Monate vorher und werden mehrfach an den Vollexport erinnert. Bereits bezahlte Monate nach der Einstellung erstatten wir anteilig.

Das Tool ist im Vorstand eines Schulfördervereins in Hessen entstanden, der seine Anträge lange über einen Messenger abgestimmt hat. Dahinter steht Roger Schlegel: selbst Vorsitzender eines Fördervereins, Berater für Organisationsentwicklung und Informationssicherheitsbeauftragter (TÜV).