Datenschutzerklärung der Plattform e.V.-Vorstand

1 Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung auf dieser Website und für den Betrieb der Plattform e.V.-Vorstand ist Roger Schlegel, Im Mühlahl 6
61203 Reichelsheim (Wetterau), E-Mail post@ev-vorstand.de. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen (§ 38 BDSG) nicht vorliegen.

2 Zwei Rollen: Plattform und Vereine

Die Plattform wird von Vereinen genutzt, die darin Anträge, Beschlüsse, Termine und Dokumente verwalten. Für diese Inhalte ist der jeweilige Verein Verantwortlicher; der Betreiber verarbeitet sie nur in dessen Auftrag (Art. 28 DSGVO). Betroffene Personen — Vorstandsmitglieder, Antragstellerinnen und Antragsteller, Eingeladene — finden die maßgeblichen Informationen in den Datenschutzhinweisen des Vereins auf dessen Vereinsseite. Anfragen, die den Betreiber erreichen, leitet er an den Verein weiter.

Diese Erklärung gilt für alles, was der Betreiber selbst verantwortet: den Besuch von ev-vorstand.de, die Konten der Vereins-Admins, den Vertrag mit dem Verein, Abrechnung, Support und die technischen Protokolle der Plattform.

3 Hosting und Server-Protokolle

Die Plattform läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland; ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht. Seitenaufrufe protokollieren wir nicht. Fehlermeldungen der Dienste werden nach Größe begrenzt und laufend überschrieben, in der Regel nach wenigen Tagen; Anmeldungen am Server werden 90 Tage aufbewahrt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse ist der sichere und stabile Betrieb.

4 Cookies

Die Plattform setzt nur technisch notwendige Cookies: ein Sitzungscookie nach der Anmeldung und ein Cookie zum Schutz vor Formularmissbrauch. Sie sind für die Nutzung erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste und keine eingebundenen Inhalte Dritter.

5 Konto, Vertrag und Abrechnung

Legt ein Verein einen Mandanten an, verarbeitet der Betreiber Name, E-Mail und Funktion der bestätigenden Person, Vereinsname und -anschrift, die bestätigten Fassungen von Nutzungsbedingungen und AV-Vertrag mit Zeitpunkt sowie die Rechnungsdaten des Vereins, bei Lastschrift auch Bankverbindung und SEPA-Mandat mit Name der unterzeichnenden Person. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und für die Aufbewahrung Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB. Vertrags- und Abrechnungsdaten werden nach Vertragsende für die gesetzliche Frist von zehn Jahren aufbewahrt und dann gelöscht. Bankverbindungen sind nur für den Betreiber und den Vereins-Admin sichtbar und werden nicht protokolliert.

6 Kontakt und Support

Bei Anfragen per E-Mail oder über das Kontaktformular im Vorstandsbereich verarbeitet der Betreiber Absender, Inhalt und Zeitpunkt zur Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Support-Korrespondenz wird zwölf Monate nach Erledigung gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht. Greift der Betreiber für den Support auf Daten eines Vereins zu, geschieht das nur auf dessen Anfrage oder zur Störungsbeseitigung. Jede Anmeldung am Server wird protokolliert und dem Betreiber gemeldet.

Geben Sie uns im Vorstandsbereich Feedback, speichern wir Ihre Bewertung und Ihre Anmerkungen zusammen mit dem Bezug zu Ihrem Zugang und Ihrem Verein, dem Zeitpunkt und der Seite, auf der Sie es abgeschickt haben. Wir nutzen diese Angaben, um das Tool weiterzuentwickeln, und werten sie dafür auch zusammengefasst aus (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Verbesserung des Angebots). Wird Ihr Zugang oder Ihr Verein gelöscht, entfällt der Bezug; Bewertung und Anmerkungen bleiben ohne Namen und E-Mail-Adresse erhalten. Nach drei Jahren löschen wir das Feedback. Die Benachrichtigung, die wir dazu per E-Mail erhalten, behandeln wir wie Support-Korrespondenz.

7 E-Mail-Versand

Die Plattform versendet E-Mails (Einladungen, Abstimmungslinks, Bestätigungen, Beschlussmitteilungen) mit Ausnahme der Rundmails über Postfächer und Server der IONOS SE, Montabaur, in Deutschland; die Auftragsverarbeitung ist Bestandteil der IONOS-Vertragsbedingungen. Kopien der Mails zu einem Vorgang bleiben so lange wie der Vorgang und werden mit ihm gelöscht. Unzustellbare Nachrichten laufen in ein Postfach des Betreibers und werden nach Bearbeitung gelöscht.

Mailversand der Vereine: Vereine können über die Plattform Rundmails verschicken, etwa Einladungen zur Mitgliederversammlung. Der Betreiber handelt dabei als Auftragsverarbeiter des Vereins. Die Empfängeradressen speichert die Plattform bis sechs Wochen nach dem Versand, damit der Verein nachsehen kann, wem er geschrieben hat; danach werden sie gelöscht. Sie stehen in keinem Protokoll und in keiner Sicherung der Plattform. Unzustellbarkeitsmeldungen und Antworten an die Absenderadresse liest die Plattform automatisch aus dem Absenderpostfach, meldet sie dem Verein und verschiebt sie in einen eigenen Ordner, wo sie nach sieben Tagen gelöscht werden; andere Nachrichten in diesem Postfach bleiben unberührt.

Versand von Rundmails über Brevo: Rundmails, die Vereine mit e.V.-Vorstand an ihre Mitglieder schicken, und unsere eigenen Rundmails an Vereine und Interessenten verschicken wir über den Versanddienst Brevo der Sendinblue SAS, Paris (Frankreich), als Auftragsverarbeiter. Brevo verarbeitet dafür die Empfängeradresse, den Inhalt der Mail und Angaben zur Zustellung auf Servern in der EU. Brevo erfasst technisch auch, ob eine Mail geöffnet und ob ein Link darin angeklickt wurde; wir haben diese Erfassung anonymisiert eingestellt und werten sie nicht aus. Jede Rundmail enthält einen Link zum Abbestellen. Bestellt jemand ab, teilen wir die Adresse dem Verein mit und speichern selbst nur einen Prüfwert, aus dem sich die Adresse nicht zurückrechnen lässt, damit der Mailversand sie künftig überspringt. Unseren eigenen Rundmails können Sie über den Link „Hier abmelden“ im Fuß oder mit einer Antwort „Abmelden“ widersprechen.

8 Automatische Auswertung von Anträgen

Liest der Vorstand einen Antrag oder eine Unterlage über „Neuer Vorgang“ ein (E-Mail, PDF, Word, Foto), wird sie automatisch durch einen KI-Dienst ausgewertet und in die Formularfelder der Bearbeitung übernommen (Antragsteller, Betrag, Zusammenfassung). Dabei werden Antragstext und Anhang an den Dienst der Anthropic, PBC, San Francisco (USA) übermittelt. Grundlage sind das Data Processing Addendum von Anthropic mit EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); Anthropic nutzt die Inhalte vertraglich nicht zum Training seiner Modelle. Name, E-Mail und Bankverbindung aus den Formularfeldern werden nicht übermittelt, Bankverbindungen in Texten vorher entfernt. Anträge sollen keine Namen von Schülerinnen und Schülern enthalten. Das Ergebnis prüft ein Mitglied des Vorstands; es gibt keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Der Betreiber handelt hier als Auftragsverarbeiter des Vereins.

9 Sicherheitsprotokoll

Zur Abwehr von Angriffen und zur Aufklärung von Vorfällen protokolliert die Plattform Anmeldungen (erfolgreich und fehlgeschlagen), Passwort-Zurücksetzungen, Änderungen an Konten und Rollen, Exporte, Sperrungen, Vertragsannahmen und alle Aktionen des Betreibers, jeweils mit Zeitpunkt, ohne Passwörter oder Zugangs-Token; Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Anmelde- und Antragsversuche speichert die Plattform mit der Netzadresse zur Abwehr von Missbrauch und löscht sie nach 90 Tagen; sonst werden IP-Adressen nur gekürzt gespeichert. Die übrigen Einträge gehören zum Verlauf des Vereins und bleiben so lange wie der Vorgang bzw. der Verein. Der Vereins-Admin sieht das Protokoll seines Vereins; der Betreiber sieht auf Plattformebene nur eigene Aktionen und Zähler. Anmeldungen des Betreibers am Server protokolliert das Betriebssystem; diese Protokolle werden 90 Tage aufbewahrt.

10 Datensicherung

Alle Daten der Plattform werden täglich konsistent gesichert und auf Integrität geprüft; es werden 18 Sicherungsstände vorgehalten. Zusätzlich sichert der Hosting-Anbieter den gesamten Server täglich an einem getrennten Speicherort in Deutschland. Nach Vertragsende eines Vereins werden dessen Daten spätestens 30 Tage nach der Löschung im System auch aus den Sicherungen entfernt. Empfängeradressen eines Mailversands werden vor jeder Sicherung entfernt. Die Server-Sicherung des Hosting-Anbieters kann Empfängeradressen der letzten sechs Wochen enthalten; sie wird nach sieben Tagen überschrieben.

11 Empfänger und Drittländer

Empfänger sind ausschließlich die Auftragsverarbeiter Hetzner Online GmbH (Deutschland), IONOS SE (Deutschland), Sendinblue SAS (Brevo, Frankreich, Server in der EU) für den Versand von Rundmails und Anthropic, PBC (USA, Standardvertragsklauseln) für die automatische Auswertung von Anträgen. Eine Weitergabe an andere Dritte erfolgt nur, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht. Anthropic ist nicht nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf Standardvertragsklauseln und die in Anlage 3 des AV-Vertrags beschriebenen Zusatzmaßnahmen.

12 Speicherdauer im Überblick

13 Ihre Rechte

Sie haben nach Art. 15 bis 21 DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wenden Sie sich an post@ev-vorstand.de. Betrifft Ihre Anfrage Inhalte eines Vereins (Anträge, Abstimmungen, Termine), ist der Verein zuständig; der Betreiber leitet Ihre Anfrage weiter und unterstützt den Verein bei der Beantwortung. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren; für den Betreiber zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Wiesbaden (datenschutz.hessen.de).

14 Keine automatisierten Entscheidungen, keine Profile

Der Betreiber trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung und erstellt keine Nutzerprofile. Die KI-Funktion nach Ziff. 8 liefert Vorschläge, die ein Mensch prüft.

15 Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert. Es gilt die unter https://www.ev-vorstand.de/datenschutz veröffentlichte Fassung; Vereins-Admins erfahren wesentliche Änderungen mit der gesammelten Mitteilung nach Ziff. 12.1 der Nutzungsbedingungen, höchstens zweimal im Jahr. Stand: 29.10.2026.