Nutzungsbedingungen der Plattform e.V.-Vorstand

1 Geltungsbereich und Vertragsschluss

1.1 Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung der Plattform e.V.-Vorstand (https://www.ev-vorstand.de) durch Vereine und andere Organisationen („Verein"). Betreiber ist Roger Schlegel, Im Mühlahl 6
61203 Reichelsheim (Wetterau) („Betreiber").

1.2 Die Plattform richtet sich ausschließlich an Vereine, Stiftungen und vergleichbare Organisationen, vertreten durch ihren Vorstand. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern findet nicht statt.

1.3 Der Vertrag kommt zustande, wenn eine vertretungsberechtigte Person des Vereins in der Plattform diese Nutzungsbedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage) bestätigt. Die Plattform speichert Version, Zeitpunkt und bestätigende Person. Beide Texte sind in der jeweils geltenden Fassung jederzeit in der Plattform unter „Verträge“ abrufbar, auch als PDF.

1.4 Vertragsbestandteile in dieser Rangfolge: Auftragsverarbeitungsvertrag (für alle Datenschutzfragen), diese Nutzungsbedingungen, Leistungsbeschreibung und Preisblatt in der jeweils geltenden Fassung. Eigene Bedingungen des Vereins gelten nicht.

2 Leistungen des Betreibers

2.1 Der Betreiber stellt dem Verein für die Vertragslaufzeit einen eigenen, von anderen Vereinen getrennten Bereich (Mandanten) mit den Funktionen der Leistungsbeschreibung bereit. Die Leistungsbeschreibung steht auf der Website der Plattform (https://www.ev-vorstand.de). Zum vertraglichen Kern gehören die Bearbeitung von Förderanträgen einschließlich der automatischen Auswertung eingelesener Anträge (Ziff. 7), die Beschlussfassung des Vorstands im Umlaufverfahren, das Archiv der Vorgänge und der Vollexport.

2.2 Die Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Der Betreiber sichert alle Daten täglich. Ziel ist ein Wiederanlauf binnen 48 Stunden und ein Datenverlust von höchstens 24 Stunden; eine Garantie hierfür wird nicht übernommen.

2.3 Der Betreiber bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit, sichert aber keine bestimmte Verfügbarkeit zu. Wartungsarbeiten kündigt er nach Möglichkeit 48 Stunden vorher in der Plattform an und legt sie in Randzeiten. Fristen für laufende Abstimmungen verlängern sich um die Dauer einer Störung, wenn der Betreiber sie feststellt.

2.4 Der Betreiber entwickelt die Plattform laufend weiter. Neue oder erweiterte Funktionen stellt er jederzeit ohne vorherige Ankündigung bereit und beschreibt sie in der Leistungsbeschreibung; eine Übersicht der Änderungen erhält der Verein mit der Mitteilung nach Ziff. 12.1. Er darf Funktionen ändern oder ersetzen, wenn der vertragliche Kern (Ziff. 2.1) erhalten bleibt; den Wegfall oder die wesentliche Einschränkung einer Funktion kündigt er vier Wochen vorher an. Funktionen, die als Vorschau oder Test gekennzeichnet sind, können jederzeit geändert oder eingestellt werden.

2.5 Support erfolgt per E-Mail an post@ev-vorstand.de an Werktagen; der Betreiber antwortet in der Regel binnen zwei Werktagen. Der Support umfasst die Plattform, nicht die Geräte, Postfächer oder Netzwerke der Nutzer.

2.6 Die Plattform ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Hilfetexte zu Vereinsrecht und Beschlussfassung sind unverbindliche Hinweise.

3 Entgelt

3.1 Der Verein zahlt einen Jahresbeitrag gemäß Preisblatt, derzeit 24 € je Kalenderjahr einschließlich Umsatzsteuer. Der Jahresbeitrag ist jeweils am 20. Januar fällig. Beginnt oder endet die kostenpflichtige Nutzung im Lauf eines Kalenderjahres, wird für jeden Kalendermonat ein Zwölftel berechnet; ein anteiliger Beitrag ist 14 Tage nach Rechnungsstellung fällig. Zahlung per SEPA-Lastschrift oder Überweisung.

3.2 Die Nutzung ist ab der Bestätigung der Anmeldung bis zum Ende des darauffolgenden Kalendermonats kostenfrei (Probemonat). Der Verein kann in dieser Zeit jederzeit kündigen, am einfachsten in den Einstellungen des Vereins („Vertrag kündigen“); es entstehen keine Kosten. Die Daten werden nach Ziff. 11 behandelt.

3.3 Preisänderungen kündigt der Betreiber mindestens drei Monate vor Beginn des nächsten Vertragsjahres in Textform an. Der Verein kann bis zum Wirksamwerden zum Ende des laufenden Vertragsjahres kündigen; darauf weist der Betreiber in der Ankündigung hin.

3.4 Bei Zahlungsverzug nach zwei Erinnerungen mit jeweils 14 Tagen Frist darf der Betreiber den Mandanten sperren. Der Vereins-Admin behält während der Sperre Zugriff auf den Vollexport.

4 Pflichten und Verantwortung des Vereins

4.1 Der Verein pflegt seine Stammdaten, insbesondere die Angaben für das Impressum seiner Vereinsseite und die Datenschutzhinweise gegenüber Vorstand, Antragstellern und Eingeladenen. Die Plattform stellt dafür Vorlagen bereit; verantwortlich für Vollständigkeit und Richtigkeit bleibt der Verein.

4.2 Der Verein verantwortet alle Inhalte, die er oder seine Nutzer einstellen (Anträge, Dokumente, Beschlüsse, Logos, Texte der Vereinsseite). Er stellt sicher, dass er die erforderlichen Rechte hat, insbesondere an Name und Logo der Schule.

4.3 Der Verein erhebt über die Plattform keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) und keine Daten von Schülerinnen und Schülern, die über das für den Förderzweck Notwendige hinausgehen. Anträge zur Förderung einzelner Personen werden ohne deren Namen gestellt.

4.4 Der Verein nutzt die Plattform nicht für rechtswidrige Inhalte, unerwünschte Werbung, Angriffe auf die Plattform oder das Auslesen fremder Mandanten.

4.5 Ob Beschlüsse im Umlaufverfahren, elektronische Einladungen oder Abstimmungen über die Plattform nach Satzung, Geschäftsordnung und §§ 28, 32 BGB zulässig und wirksam sind, prüft und verantwortet der Verein. Die Plattform dokumentiert Abstimmungen und Ergebnisse, ersetzt aber weder Versammlungen noch eine Wahlordnung.

4.6 Der Verein benennt mindestens zwei Vereins-Admins aus dem Vorstand und hält deren Kontaktdaten aktuell. Er informiert den Betreiber unverzüglich über den Verlust von Zugangsdaten und über Sicherheitsvorfälle.

4.7 Über den Mailversand schreibt der Verein nur Personen an, die mit ihm in Verbindung stehen (etwa Mitglieder, Vorstand, Förderer, Partner der Schule), und nur in Vereinsangelegenheiten; Werbung für Dritte ist nicht erlaubt. Der Verein stellt sicher, dass er die Adressen dafür nutzen darf. Es gelten Grenzen für Empfänger je Versand und je Tag, für Anlagen und für die Planung im Voraus, im Probemonat geringere; der Betreiber zeigt sie in der Plattform an und kann sie anpassen. Bei Missbrauch, insbesondere bei Beschwerden über unerwünschte Mails oder einer Gefährdung des Versandwegs, darf der Betreiber den Mailversand des Vereins sofort sperren; er informiert den Verein und gibt ihm Gelegenheit zur Stellungnahme.

5 Nutzerkonten und Rollen

5.1 Rollen sind Vereins-Admin (mindestens zwei je Verein), Vorstandsmitglied und Antragsteller. Antragsteller und externe Eingeladene nutzen personalisierte Links ohne Konto.

5.2 Jedes Konto ist einer natürlichen Person zugeordnet. Zugangsdaten dürfen nicht weitergegeben, Konten nicht geteilt werden. Der Verein deaktiviert Konten ausgeschiedener Personen unverzüglich; die Deaktivierung wirkt sofort.

5.3 Alle Konten und Inhalte des Mandanten stehen dem Verein zu, nicht der einzelnen Person. Beim Ausscheiden eines Vorstandsmitglieds bleiben dessen dokumentierte Stimmen und Anmerkungen im Archiv.

5.4 Den Wechsel der Vereins-Admins oder der vertretungsberechtigten Personen nimmt der Verein selbst vor; die Plattform lässt dabei nicht zu, dass weniger als zwei Admins bestimmt sind. Ist kein Admin mehr erreichbar, setzt der Betreiber einen neuen Admin nur gegen Nachweis der Vertretungsberechtigung ein (Protokoll der Wahl oder Registerauszug). In vereinsinterne Streitigkeiten greift der Betreiber nicht ein.

5.5 Für Vorstandsmitglieder gelten kurze Nutzerregeln (persönliches Konto, Vertraulichkeit der Vorgänge, Datenschutz), abrufbar in der Plattform unter „Verträge“. Der Verein macht sie seinen Vorstandsmitgliedern bekannt; Vertragspartner des Betreibers bleibt der Verein.

6 Daten, Sicherung und Export

6.1 Alle vom Verein eingestellten Daten bleiben sein Eigentum. Der Betreiber nutzt sie nur zur Erbringung der Leistung nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag; er wertet Inhalte der Vereine nicht aus und gibt sie nicht weiter.

6.2 Der Vereins-Admin kann jederzeit einen Vollexport aller Daten des Mandanten (Vorgänge, Beschlüsse, Dokumente, Mitgliederliste, Termine, Verträge) als ZIP mit lesbarem Inhaltsverzeichnis und maschinenlesbaren Daten herunterladen. Der Export ist kostenlos und ohne Zurückbehaltungsrecht.

6.3 Der Betreiber erinnert den Verein regelmäßig an den Vollexport. Dem Verein obliegt es, mindestens jährlich und vor dem Ausscheiden eines Admins einen Export zu ziehen und außerhalb der Plattform zu verwahren.

6.4 Beschlüsse und Vorgänge bleiben mindestens zwölf Jahre archiviert; danach löscht sie nur der Verein selbst. Technische Protokolle löscht der Betreiber nach den Fristen der Datenschutzerklärung.

6.5 Der Betreiber sieht Daten des Vereins nur, soweit dies zur Störungsbeseitigung, zum Support auf Anfrage des Vereins oder zur Sicherheit der Plattform erforderlich ist. Jede Anmeldung am Server wird protokolliert und dem Betreiber gemeldet.

7 Automatische Auswertung von Anträgen

7.1 Anträge und Unterlagen, die der Vorstand über „Neuer Vorgang“ einliest (E-Mail, PDF, Word, Foto), werden automatisch durch einen KI-Dienst ausgewertet und in die Formularform überführt, die die weitere Bearbeitung braucht (Antragsteller, Betrag, Zusammenfassung und weitere Felder). Dabei werden Antragstext und Anhänge an den Dienst der Anthropic, PBC (USA) übermittelt; Einzelheiten und Garantien regelt Anlage 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

7.2 Das Ergebnis ist ein Vorschlag, den eine Person prüft und bestätigt. Der Betreiber haftet nicht für die inhaltliche Richtigkeit der Vorschläge.

7.3 Die Auswertung ist fester Bestandteil der Leistung nach Ziff. 2.1.

8 Nutzungsrechte und Vertraulichkeit

8.1 Der Verein erhält für die Vertragslaufzeit das einfache, nicht übertragbare Recht, die Plattform für seine Vereinszwecke zu nutzen. Rechte an Software, Layout und der Bezeichnung e.V.-Vorstand bleiben beim Betreiber.

8.2 Der Betreiber behandelt alle Inhalte des Vereins vertraulich, auch über das Vertragsende hinaus. Eine Nennung des Vereins als Referenz erfolgt nur mit dessen Zustimmung in Textform.

8.3 Exportierte Daten darf der Verein uneingeschränkt weiterverwenden; die Plattformsoftware selbst ist nicht Gegenstand des Exports.

9 Haftung

9.1 Der Betreiber haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und soweit er eine Garantie übernommen hat.

9.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Betreiber nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Pflichten, deren Erfüllung die Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf die der Verein vertrauen darf), begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden und je Vertragsjahr auf das Zweifache des Jahresbeitrags, mindestens 500 €.

9.3 Für den Verlust von Daten haftet der Betreiber im Rahmen von Ziff. 9.2 nur auf den Aufwand, der zur Wiederherstellung aus der letzten Sicherung des Betreibers oder dem letzten Vollexport des Vereins erforderlich ist, je nachdem, welcher Stand aktueller ist.

9.4 Der Betreiber haftet nicht für die vereinsrechtliche Wirksamkeit von Beschlüssen, für Inhalte der Vereine und Antragsteller, für Vorschläge der KI-Funktion und für Störungen außerhalb seines Einflussbereichs (Ausfall von Internetanbietern, Rechenzentren, Mailanbietern), soweit er diese nicht zu vertreten hat.

9.5 Die Haftung nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

10 Laufzeit und Kündigung

10.1 Der Vertrag beginnt mit der Bestätigung nach Ziff. 1.3. Nach dem Probemonat (Ziff. 3.2) läuft er zunächst zwölf Monate und verlängert sich danach auf unbestimmte Zeit. Beide Seiten können ihn mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende kündigen, erstmals zum Ende dieser zwölf Monate. Der Verein kündigt über „Vertrag kündigen“ in den Einstellungen des Vereins oder in Textform an post@ev-vorstand.de. Bereits gezahlte Beiträge werden für volle Monate nach Vertragsende erstattet.

10.2 Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Betreiber insbesondere vor bei fortgesetztem Zahlungsverzug nach Ziff. 3.4, bei schwerwiegenden Verstößen gegen Ziff. 4.3, 4.4 oder 4.7 nach erfolgloser Abmahnung und bei Angriffen auf die Plattform.

10.3 Einstellung der Plattform: Der Betreiber kann den Betrieb insgesamt einstellen. Er kündigt den Einstellungstermin allen Vereinen mindestens 3 Monate vorher in Textform an und fordert sie darin zum Vollexport auf; die Aufforderung wiederholt er vier Wochen und eine Woche vor dem Termin. Bereits gezahlte Jahresbeiträge erstattet er anteilig für volle Monate ab dem Einstellungstermin. Ab dem Einstellungstermin sind Antragsformular, Abstimmungen, Terminfindung und Vereinsseiten nicht mehr erreichbar; der Vollexport bleibt sechs Wochen lang abrufbar. Danach löscht der Betreiber alle Daten der Vereine; Sicherungskopien werden spätestens 30 Tage später überschrieben. Ziff. 11.1 und 11.2 gelten im Einstellungsfall nicht, Ziff. 11.3 und 11.4 gelten entsprechend.

10.4 Ausfall des Betreibers: Für den Fall, dass die Person, die die Plattform betreut, dauerhaft ausfällt, hat der Betreiber eine Vertrauensperson benannt, die die Vereins-Admins informiert und den Vollexport für mindestens drei Monate ermöglicht.

11 Nach Vertragsende

11.1 Mit Vertragsende wird der Mandant gesperrt. Der Vereins-Admin behält 30 Tage lang Zugriff auf den Vollexport; Antragsformular, Abstimmungen und Vereinsseite sind in dieser Zeit nicht mehr erreichbar.

11.2 Nach Ablauf der 30 Tage löscht der Betreiber alle Daten des Mandanten; Sicherungskopien werden spätestens 90 Tage nach Vertragsende überschrieben. Auf Wunsch bestätigt der Betreiber die Löschung in Textform.

11.3 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Betreibers für Rechnungs- und Vertragsdaten bleiben unberührt.

11.4 Hat der Betreiber für den Verein eine eigene Internetadresse registriert, überträgt er sie auf Wunsch gegen Erstattung der laufenden Registrierungskosten an den Verein oder eine von ihm benannte Stelle. Adressen unter ev-vorstand.de werden freigegeben.

12 Änderungen und Schlussbestimmungen

12.1 Der Betreiber kann diese Nutzungsbedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag ändern, soweit dies aus rechtlichen oder technischen Gründen oder wegen der Weiterentwicklung der Plattform erforderlich ist und den Verein nicht unangemessen benachteiligt. Die geänderte Fassung ist ab ihrer Veröffentlichung in der Plattform abrufbar und wird frühestens sechs Wochen danach wirksam. Der Betreiber sammelt Änderungen und teilt sie höchstens zweimal im Jahr in Textform mit, in der Regel zusammen mit der Jahresrechnung. Widerspricht der Verein nicht binnen sechs Wochen nach der Mitteilung, gelten die Änderungen als angenommen; bis dahin kann der Verein den Vertrag ohne Einhaltung einer Frist kündigen. Auf beides weist der Betreiber in der Mitteilung hin. Schränkt eine Änderung Rechte des Vereins wesentlich ein, holt der Betreiber seine Zustimmung ein. Preisänderungen richten sich nach Ziff. 3.3, neue Unterauftragsverarbeiter nach § 6 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

12.2 Es gilt deutsches Recht. Ist der Verein Kaufmann oder juristische Person des öffentlichen Rechts, ist Gerichtsstand der Sitz des Betreibers.

12.3 Erklärungen nach diesem Vertrag bedürfen der Textform (E-Mail genügt); eine Kündigung über „Vertrag kündigen“ in den Einstellungen des Vereins steht ihr gleich. Der Betreiber sendet an die E-Mail-Adresse des Vereins und an die Vereins-Admins.

12.4 Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; an die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

12.5 Stand: 03.12.2026, Version 1.2. Die jeweils geltende Fassung ist in der Plattform unter „Verträge“ und unter https://www.ev-vorstand.de/nutzungsbedingungen abrufbar; die vom Verein bestätigte Fassung bleibt dort als PDF erhalten.